Organiseren van een webinar

Checklist

Er zijn een heel aantal tips en tricks die van belang zijn bij de organisatie van een Webinar. Om deze aandachtspunten voor je op een rijtje te zetten, heb ik een checklist opgesteld die alle aandachtspunten belicht die van belang zijn bij het organiseren van je eigen Webinar.

Denk na over onderscheidende content

Met je Webinar moet je uiteraard een meerwaarde zijn voor de potentiële doelgroep. Je Webinar daarom vormgeven door allemaal informatie die online ook te achterhalen is, is daarom niet voldoende. Zorg er daarom voor dat je een onderwerp hebt dat de doelgroep aanspreekt en nieuwsgierig maakt. Op die manier trek je sneller en meer publiek aan. Stel ze vervolgens niet teleur en voorzie ze dan ook van onderscheidende content met een professionele, interactieve presentatie.

Stel voorafgaand aan de Webinar ook bepaalde doelstellingen. Wat wil je bereiken met je webinar? Hoeveel mensen wil je voorzien van de presentatie? Zorg er al met al voor dat je een mooi streven hebt.

Zorg dat alle online én offline aandachtspunten op orde zijn

Voor veel mensen zal het online presenteren op meerdere vlakken wat onwennig zijn. Met name het omgaan met de online omgeving is voor velen in eerste instantie nog best moeilijk. Zorg daarom dat je optimaal voorbereid bent op alle perikelen die zich zouden kunnen voordoen. Zorg voor een goede internetverbinding, een prettige online omgeving én online gebruiksgemak. Het is niet handig als iemand van je publiek problemen heeft met de deelname aan de Webinar, en je geen idee hebt hoe je dit moet oplossen.

Je moet als Webinar-moderator niet alleen goed voorbereid zijn op alle technologische onderdelen, maar ook inhoudelijk moet je alle puntjes op de i hebben. Wanneer je zorgt dat je de presentatie tot in de puntjes hebt voorbereid, weet je in ieder geval zeker dat je een deel van de mogelijke problemen al hebt voorkomen.

Zorg indien mogelijk voor ondersteuning

Hoe groter je publiek, hoe groter de opgave wordt van een goed verloop van de Webinar. Echter kun je dit tegengaan door jezelf te voorzien van ondersteuning. Deze ondersteuning zorgt als het ware voor een oog voor detail. De persoon in kwestie kan namelijk de chat nauw in de gaten houden en hier nodige vragen filteren of alvast beantwoorden. Daarnaast kan hij of zij ook de socials en de mailbox in de gaten houden en foto’s maken van de Webinar om achteraf te plaatsen op sociale media.

Communiceer goed met je (potentieel) publiek

Niet alleen tijdens de Webinar is communicatie met het publiek belangrijk, ook vooraf is duidelijke communicatie essentieel. De voorafgaande communicatie is onder te verdelen in twee categorieën:

1. Promotie

Door je Webinars online te promoten (misschien zelfs wel door adverteren) trek je meer publiek naar je Webinar. Zorg er daarom voor dat je nieuwsgierige en aantrekkelijke content produceert die te koppelen is aan een logische call-to-action. Denk na over een cross mediaal concept om zo gebruik te maken van verschillende sociale media kanalen en dus een bredere doelgroep aan te spreken.

2. E-mail communicatie

Wanneer mensen zich hebben ingeschreven voor de Webinar, is het belangrijk dat je via de e-mail duidelijkheid biedt voor de doelgroep. Voorzie de doelgroep van een bevestigingmail en een herrineringsmail. Zorg dat de doelgroep extra enthousiast wordt voor de Webinar met een toepasselijke tone of voice in de mail.

Maak de presentatie interactief en gebruiksvriendelijk

De presentatie zelf heeft drie onderdelen die essentieel zijn voor een goed verloop van je Webinar:

1: Kort maar krachtig

Afleiding is voor het publiek hee dichtbij. Vanaf je laptop, tablet of smartphone ben je binnen één klik weg van de Webinar en kun je even je Facebook checken. Zorg daarom dat je presentatie dit voorkomt. Houd het van begin tot eind interessant voor het publiek door de Webinar niet (veel) langer dan een uur te maken. Op deze manier dwing je jezelf als moderator om ook daadwerkelijk het meest relevante voor de presentatie te filteren. Dit komt de kwaliteit van je Webinar absoluut ten goede.

2: Interactie

Een quiz, een poll of een discussie; zulk soort interactiemogelijkheden zijn van ongekend belang voor je Webinar. Wanneer je als moderator alleen maar aan het woord bent, loop je de kans dat de aandacht van het publiek daalt. Houd ze daarom wakker door relevante en interessante interactie in gang te zetten.

3: Vragen?

Zorg dat je presentatie voorzien is van momenten waarop het publiek vragen kan stellen. Hierdoor stel jij als moderator niet alleen vragen, maar zorg je dat de communicatie beide kanten op gaat. Beantwoord deze vragen op een kort en krachtige manier die duidelijkheid schept voor het hele publiek.

Zorg achteraf voor follow-ups
Nu je de presentatie achter de rug hebt, is het nog belangrijk dat je na de Webinar nog met de doelgroep communiceert. Maak hiervoor weer gebruik van social media en e-mail, en gebruik een enthousiaste tone of voice. Maak het voor de doelgroep ook eenvoudig om de Webinar nog online terug te kijken en verwijs hier online ook naar!

Stel jezelf online al met al transparant op, zodat mensen die nog vragen en opmerkingen hebben niet schromen om deze aan je te vragen.

Get to work!
Nu je weet wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een Webinar, kun je aan de slag! Kijk ter inspiratie zelf een aantal Webinars en kijk hoe jij je als moderator kunt onderscheiden van deze al reeds gegeven Webinars!

Wil je sparren over jouw vraagstuk?